KariéraLeadership / mentoringS korporací v zádech

Jak správně vést poradu?

Pravděpodobně si myslíte, že na tom nic není. Jenže ve skutečnosti je to velké umění a vysoká škola řečnického talentu i diplomacie.

Ne nadarmo jeden z Murphyho zákonů říká, že i naprosto triviální problém se stane neřešitelným, pokud se o něm diskutuje na dostatečném počtu zasedání. Každá porada je vlastně organizovaná diskuse ve skupině, kdy je třeba umět správně rozdělit kompetence, uvádět pádné argumenty ve správnou chvíli, poradit si operativně s „laxností“ členů týmu, naslouchat názorům ostatních a respektovat ty odlišné a hlavně nacházet společná řešení. Jsou na vás zkrátka navaleny jen samé úkoly a povinnosti – musíte ctít pravidla týmové práce, systematicky a rychle formulovat myšlenky, nikdy nesmíte zapomínat na vzájemný respekt k ostatním kolegům a umět dokonale argumentovat. Žádný strach, máme pro vás přehledný a praktický scénář, který se vám může hodit.

Nepodcenit přípravu!

Zapamatujte si, že tři základní podmínky efektivní porady jsou: jasné cíle, organizace a pevné vedení. Co musíte udělat jako první? Pořádně se připravit. Co to konkrétně znamená? Stanovit cíl porady, stanovit, kdo uvede problém a povede diskusi, promyslet, kteří kolegové budou vyzváni, aby se podíleli na řešení projektu a jakým způsobem, jak koordinovat a případně utlumit nadměrnou aktivitu všech zúčastněných, aby každý dostal svůj prostor a tak dále.

Vytvořte si podrobný plán. Při jeho přípravě si vždy odpovězte na následující otázky:

  • co?(body jednání, podklady)
  • kdo?(účastníci)
  • kdy? (den, denní doba)
  • kde? (místo konání, odpovídající počtu zúčastněných)
  • jak? (způsob projednávání problémů)
  • proč? (co očekávám, výsledek)
  • kolik? (jak dlouho, náklady)

 

Hlavní zásady úspěšného vedení porady:

  • začínejte včas
  • ujistěte se, že všichni znají cíl a program porady
  • určete zapisovatele
  • shrnujte a průběžně zaznamenávejte
  • dodržujte strukturu diskuse
  • vtáhněte do aktivní debaty všechny zúčastněné
  • dodržujte program a čas
  • zvládejte diplomaticky případnou agresi a konflikty
  • skončete včas, celkovým shrnutím a hlavně pozitivně

Na co byste nikdy neměli zapomenout?

  • Program porady rozeslat všem účastníkům několik dnů předem. Body jednání seřaďte podle priorit.
  • Přímo se zeptat na názor pasivních členů týmu: můžete jim položit několik otázek, snažte se ale vyhnout tomu, abyste je uvedli do rozpaků;
  • Zajistit, aby ostatní členové týmu povzbudili pasivní jedince k aktivitě.
  • Pokusit se dosáhnout, aby se na rozhodování o problémech podíleli všichni. Správné a efektivní vedení porady totiž může výrazně přispět k motivování lidí.
  • Myslet na to, že porady mohou také sloužit k rozvoji týmové práce, jako nástroj k poznávání schopností lidí a k získání autority.
  • Dodržovat pravidlo, že jako první se vždy projednávají vysoce naléhavé a důležité záležitosti.
  • Nejrozsáhlejší bod, ke kterému očekáváte, že se bude vyjadřovat mnoho účastníků, zařaďte až na závěr – účastníci se budou vzájemně kontrolovat, aby neodbíhali od tématu a zbytečně poradu neprotahovali.

Jak vést diskusi během porady?

  • ptejte se na pocity a názory ostatních přítomných
  • parafrázujte, to znamená, opakujte vlastními slovy, co již bylo řečeno
  • povzbuzujte účastníky, aby se do diskuse zapojili
  • požádejte vystupující o praktické příklady
  • podporujte účastníky diskuse
  • nevyhýbejte se sporům
  • nezapomínejte na přestávky
  • navrhněte postup řešení

„Vést správně pracovní poradu je umění, kterému se dá naučit. Vždyť schůze a porady celého týmu jsou jednou z nejnákladnějších položek firmy. Z toho vychází potřeba přesně vedených schůzí, bez ztráty času, ale zároveň získání přesných informací, aby zaměstnanci neztráceli další čas zjišťováním, co mají vlastně dělat, a tápáním, kam firma směřuje. Je tedy nutné schůze vést konkrétně, s jasně daným cílem, ale zároveň tak, aby se udržela pozornost všech přítomných,“ říká Markéta Kouklíková, HR manažerka ManpowerGroup

 

 

Sdílet článekShare on FacebookTweet about this on Twitter
Předchozí článek

Zelenina? Hodí se nejen do salátu, ale i na obličej

Následující článek

9 triků se šamponem

Hana Tichá

Hana Tichá

Vystudovala Pedagogickou fakultu, ale nikdy neučila. Zjistila, že raději píše o všem možném, a tak se tomu začala věnovat. Má dvě děti, kterým čte ráda pohádky, ale taky s nimi jezdí na kole a na lyžích. Ve volném čase maluje obrazy a píše do šuplíku.